Verarbeitung von Auskunftsanfragen

Last updated: April 9, 2026

Um eine Auskunftsanfrage (DSR) zu erfüllen, müssen die Daten der entsprechenden betroffenen Person innerhalb der Systeme, die sie enthalten, verarbeitet werden. Dies geschieht über Aufgaben, die automatisch für Systeme ausgeführt werden können, bei denen die Anfragenautomatisierung möglich und aktiviert ist, oder manuell.

Jedes System, für das eine Anfrage erfüllt werden muss, wird als Aufgabe innerhalb der Kertos-Plattform betrachtet.

Übersicht der verarbeiteten Systeme

1. Um einen Überblick über die von einer Auskunftsanfrage betroffenen Systeme zu erhalten, öffne die gewünschte Auskunftsanfrage und scrolle nach unten zu „Verarbeitete Systeme“.

2. Klicke auf die Aufgabe, die zu Auskunftsanfrage gehört, über die du mehr erfahren möchtest. Alternativ kannst du deren Status und den Zuständigen direkt in der Übersicht ändern.

  • Die Ergebnisse aller verarbeiteten Systeme werden in einer Ansicht zusammengeführt, sodass es einfach ist, alle für eine Auskunftsanfrage relevanten Daten im Blick zu behalten.

  • Wenn eine Automatisierung verfügbar, aber noch nicht konfiguriert ist, zeigt unser System einen entsprechenden Hinweis („Automatisierung verfügbar“) an, der es dir ermöglicht, die Automatisierung zu konfigurieren und deine Auskunftsanfrage schneller zu bearbeiten.

  • Wenn du ein System verwendest, das die Automatisierung von Kertos noch nicht unterstützt, kannst du eine Automatisierung direkt über die Plattform anfordern.

Detailansicht der zugehörigen Aufgabe

 

  • Um die Aufgabe zur Verarbeitung der Systeme im Zusammenhang mit dieser Auskunftsanfrage in deiner Organisation zuzuweisen, kannst du einen Bearbeiter auswählen. Eine entsprechende Aufgabe wird erstellt.

    • Die mit der Auskunftsanfrage verbundene Aufgabe hat dasselbe Fälligkeitsdatum, sodass du gewährleisten kannst, dass die Anfrage rechtzeitig bearbeitet wird.

    • Falls für die Aufgabe weitere Informationen erforderlich sind, nutze die Beschreibung und den Anhang. Dazu musst du zu "Aufgaben" gehen und die Aufgabe aus der Übersicht öffnen.

  • Analog zur Anfrage hat jede Aufgabe zur Verarbeitung eines Systems ebenfalls einen Status, entweder:

    • Offen: Es wurde noch nichts getan.

    • In Bearbeitung: Wenn mindestens eine Aufgabe auf „In Bearbeitung“ gesetzt ist, wird der Auskunftsanfrage-Status ebenfalls auf „In Bearbeitung“ gesetzt.

    • Bereit zum Senden: Sobald alle Aufgaben erledigt sind, wird die Anfrage automatisch auf „Bereit zum Senden“ gesetzt.

  • Rechts kannst du sehen, ob die Aufgabe zur Verarbeitung dieses Systems automatisch oder manuell gehandhabt wird.

Automatische Verarbeitung

Wenn Anfrageautomatisierung möglich und aktiviert ist, wird Kertos die Aufgabe übernehmen, dieses System automatisch zu verarbeiten (angezeigt durch das „automatisierte“ Tag hinter dem Namen des Systems).

Datenlöschung in drei Schritten
Bei der Bearbeitung von Anfragen zur Datenlöschung, folgt Kertos einem dreistufigen Prozess:

  • Anzeige der vorhandenen Informationen: Vor der Löschung stellt Kertos einen Überblick über die in den betroffenen Systemen gefundenen Daten bereit.

  • Löschen der Informationen: Der Löschvorgang wird gemäß der Anfrage ausgeführt.

  • Überprüfung der Löschung: Nach der Ausführung prüft Kertos, dass keine Informationen in den betroffenen Systemen mehr verbleiben.

Dies gewährleistet volle Transparenz und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben während des Löschvorgangs.

 

Für weitere Details zu dem, was Kertos bei der Ausführung der Aufgabe gefunden hat, kannst du auf “Daten anzeigen” klicken.

Manuelle Verarbeitung

Falls die Anfrageautomatisierung nicht möglich oder deaktiviert ist, erstellt Kertos automatisch eine Aufgabe, um das entsprechende System zu bearbeiten und weist standardmäßig den Besitzer dieses System zu, es sei denn, du hast die automatische Aufgabenerstellung deaktiviert, wenn die Auskunftsanfrage manuell erstellt wird.

Du kannst den Beauftragten wie oben beschrieben ändern.

Der Auftragnehmer muss dann die Auskunftsanfrage manuell für das entsprechende System ausführen und den Status der zugehörigen Aufgabe auf “Fertig” setzen. Weitere Informationen darüber, wie Aufgaben in Kertos verwaltet werden, siehe diesen Artikel.