DSRs explained

Auskunftsanfragen (Data Subject Requests) bilden den Kern der Arbeitsabläufe bei Kertos für die DSGVO. In diesem Kapitel werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie man diese Anfragen erstellt, überwacht und verwaltet. Wir möchten tiefer in das Grundkonzept eintauchen und zeigen, welche Funktionen du nutzen kannst, wenn du an deinen Auskunftsanfragen arbeitest.

Was sind Auskunftsanfragen?

Auskunftsanfragen basieren auf DSGVO Artikeln 15-19. Auf dieser Grundlage hat die betroffene Person (z. B. Mitarbeiter, Kunde usw.) das Recht…

…auf Datenzugriff – das Recht, dass alle gespeicherten personenbezogenen Daten für ihn/sie zugänglich gemacht werden.

…zur Berichtigung - das Recht, dass alle gespeicherten personenbezogenen Daten berichtigt werden

…zur Löschung - das Recht, dass alle gespeicherten personenbezogenen Daten gelöscht werden (innerhalb von 30 Tagen)

…zur Benachrichtigung - das Recht, benachrichtigt zu werden, wenn die Anfrage erfüllt wurde

Dies ist die Grundlage für die Auskunftsanfragen‑Funktion in Kertos. Du kannst alle Anfragen (Zugriff, Löschung, Richtigstellung, Einschränkung und Abmeldung) von Betroffenen innerhalb von Kertos erstellen und verwalten.

Übersicht der Anfragen‑Seite

Unter dem Reiter "Anfragen" findest du eine Übersicht aller deiner Anfragen von betroffenen Personen. Hier kannst du Anfragen verfolgen, suchen, filtern, bearbeiten oder eine neue Anfrage hinzufügen. Durch Klicken auf eine der Anfragen kannst du die Detailansicht der Anfrage öffnen, um weitere Details zu einzelnen Anfragen von betroffenen Personen und deren zugehörigen Aufgaben zu erhalten.

Detailansicht der Anfragen

Betroffene Person

• Hier findest du alle relevanten Informationen über die betroffene Person, wie Kontaktdaten, gefolgt von einigen Informationen über die Anfrage der betroffenen Person.

• Du kannst auch ein Tag erstellen und zuweisen um Auskunftsanfragen weiter zu differenzieren.

Status

Dies wird auf “offen” gesetzt, sobald die Anfrage erstellt ist, und kann manuell geändert werden. Es gibt 4 Hauptstatus, die eine Anfrage durchläuft:

• Offen: Anfrage benötigt noch Aufmerksamkeit und alle zugehörigen Aufgaben sind im „zu erledigen“

• In Bearbeitung: Anfrage ist im Gange und Aufgaben sind offen/im „zu erledigen“

• Bereit zum Senden: bereit, dem Betroffenen Informationen zu senden, dass die Anfrage ausgeführt wurde

• Erledigt: Die Anfrage wird automatisch auf Erledigt gesetzt, sobald die E‑Mail an den Betroffenen gesendet wurde

Anfragedetails

• Dies zeigt Details wie den Beauftragten, das Erstellungsdatum, das Fälligkeitsdatum (das standardmäßig auf 30 Tage gesetzt ist, aber geändert werden kann).

Verarbeitete Systeme

• Dieser Abschnitt zeigt eine Übersicht der Systeme, für welche die Auskunftsanfrage ausgeführt werden muss. Nur wenn jedes System verarbeitet wurde, wird der Status der Auskunftsanfrage automatisch auf “Bereit zum Senden” gesetzt.

• Die Aufgabe, die Anfrage für ein bestimmtes System abzuschließen, kann einem Mitglied deiner Organisation zugewiesen werden. Für weitere Informationen darüber, wie Systeme im Kontext einer Auskunftsanfrage verarbeitet werden, siehe diesen Artikel.

Anhänge & Kommentare

• Hier kannst du Anhänge und Kommentare hinzufügen, die von anderen Administratoren der Plattform gelesen und abgerufen werden können.