Bearbeitete Auskunftsanfrage schließen

Last updated: April 9, 2026

Nachdem du alle Aufgaben abgehakt hast, kann die Anfrage der betroffenen Person geschlossen werden. Es muss nur die betroffene Person darüber informiert werden, dass die Anfrage entsprechend ausgeführt wurde, falls gewünscht.

 

  • Sobald alle mit der Auskunftsanfrage verbundenen Aufgaben auf erledigt gesetzt sind, wechselt der Status der Anfrage selbst zu “Bereit zum Senden”. Dies kann auch manuell eingestellt werden, was erfordert, dass du die Statusänderung ebenfalls speicherst.

  • Du hast dann die Möglichkeit, die Anfrage automatisch zu schließen, indem du entsprechende E‑Mail‑Vorlagen einrichtest, oder sie manuell zu schließen.

 

Eine Anfrage automatisch schließen 

Du kannst E-Mail-Vorlagen verwenden, um die automatische Verarbeitung von Auskunftsanfragen zu erleichtern.

 

 

1. Gehe zu „Einstellungen“.

2. Gehe zu „Ausgehende E-Mail“.

3. Für jeden DSR-Typ siehst du eine Vorlage (Löschung, Zugriff, Abmeldung). Klicke auf die, für die du automatisierte Benachrichtigungen senden möchtest.

4. Du kannst den vorab festgelegten Text beibehalten oder ihn nach deinen Bedürfnissen anpassen.

5. Wähle im Sende-Modus „Automatisch senden“ aus.

6. Lege die Sendeverzögerung fest (kann auch auf 0 gesetzt werden).

7. Klicke auf “Speichern”.

8. Die von dir gerade bearbeitete Vorlage wird nun für den Anfragetyp verwendet, für den du die Vorlage ausgewählt hast. Die Anfrage wird automatisch geschlossen und die betroffene Person erhält automatisch eine Benachrichtigung.

Wenn du „Manuell senden“ als Sende‑Modus auswählst, wird die Vorlage weiterhin verwendet, aber du musst das Schließen jeder Anfrage manuell bestätigen (siehe 1. im Abschnitt unten).

„Schließen ohne Senden“ schließt die Anfrage, sendet jedoch keine Benachrichtigung.

 

Sobald du eine der drei Optionen gewählt hast, wird die Anfrage auf “Erledigt” gesetzt und die Anfrage wird in den “Archiviert” Abschnitt auf der Übersichtsseite der Anfrage verschoben.

 

Eine Anfrage manuell schließen 

Anstatt E‑Mail‑Vorlagen vorab zu konfigurieren, damit Anfragen automatisch gelöst werden können, hast du die Möglichkeit, dies manuell in jeder Auskunftsanfrage zu tun.

 

 

  • E‑Mail senden: Dies löst eine E‑Mail aus, die an die E‑Mail‑Adresse der betroffenen Person gesendet wird. Sie basiert auf der Vorlage, die du für den entsprechenden Anforderungstyp (Löschung, Zugriff, Abbestellen) ausgewählt hast, und bei der „Manuell senden“ als Sende‑Modus aktiviert ist.

  • Benutzerdefinierte E‑Mail senden: Dies öffnet einen weiteren Dialog, in dem du Titel und Text der an die E‑Mail‑Adresse der betroffenen Person gesendeten E‑Mail bearbeiten kannst.

  • E‑Mail überspringen und Anfrage schließen: Wenn du keine E‑Mail über Kertos senden möchtest, kannst du dies tun, indem du diese Option wählst. Es wird keine E‑Mail gesendet und die Anfrage wird auf „Erledigt“ gesetzt.

 

Sobald du eine der drei Optionen gewählt hast, wird die Anfrage auf „Erledigt“ und die Anfrage wird in den Abschnitt „Archiviert“ auf der Übersichtsseite der Anfragen verschoben.

 

Verwendung deines eigenen E-Mail-Anbieters für Auskunftsanfrage-Benachrichtigungen

Standardmäßig, wenn du E-Mail-Benachrichtigungen an betroffene Personen über Kertos sendest, dass deine Anfragen bearbeitet wurden, wird Kertos der Absender dieser E-Mails sein.

Wenn du als Absender mit deiner eigenen E-Mail-Adresse auftreten möchtest, hast du die Möglichkeit, dies durch das Einrichten eines eigenen Mail-Servers in Kertos zu tun.

 

 

1. Gehe zu “Einstellungen”.

2. Gehe zum Tab “Ausgehende E-Mail”.

3. Wählen Sie Ihren E-Mail-Anbieter aus und klicken Sie darauf. Wenn Sie Google Workspace oder Microsoft nicht als Identitätsanbieter verwenden, können Sie einen anderen Anbieter wählen, indem Sie “Benutzerdefinierter Server (SMTP)” auswählen.

4. Geben Sie die erforderlichen Informationen auf dem Bildschirm ein / Melden Sie sich über SSO an und schließen Sie den Vorgang ab.

5. Der Schalter auf der rechten Seite sollte jetzt eingeschaltet sein. Das bedeutet, dass DSR-Benachrichtigungen jetzt von Ihrem benutzerdefinierten Mail-Server gesendet werden.

 

Wenn Sie die Benutzerdefinierter Server Funktionalität nutzen, benötigen Sie die folgenden Informationen von Ihrem E‑Mail‑Anbieter:

  • E‑Mail

  • Passwort

  • Host (SMTP)

  • Port