Automatisches Ausfüllen des Sicherheits- & Datenschutzfragebogens

Beantworte Fragebögen zur Sicherheit und zum Datenschutz von Anbietern in wenigen Minuten statt in Tagen. Lade den Fragebogen in KAIA hoch, und KAIA erstellt Entwürfe für die Antworten aus den Compliance-Daten, die du bereits in Kertos hast: Deine aktiven Richtlinien, Zertifizierungen, Unterauftragsverarbeiter und Kontrollen. Prüfe, passe an und sende es ab.

Problem

Fragebögen zur Sicherheit und zum Datenschutz sind eines der häufigsten Hindernisse. Sie treffen während der Due-Diligence-Prüfung von Anbietern ein, meist als lange Excel-Dateien, meist mit einer knappen Frist, und landen meist auf dem Schreibtisch der einen Person, die die Antworten kennt.

Die benötigten Informationen fehlen selten. Sie sind lediglich über Richtlinien, Zertifizierungen, Listen von Unterauftragsverarbeitern und frühere Einreichungen verteilt. Daher werden dieselben Fragen immer wieder von Grund auf beantwortet, während das Geschäft wartet.

Überblick

Security & Privacy Questionnaire Autofill verwendet die Compliance-Daten, die bereits in deinem Kertos-Konto dokumentiert sind, um den erhaltenen Fragebogen vorauszufüllen. Du lädst die Datei in KAIA hoch, KAIA arbeitet sie Frage für Frage durch, und du erhältst dieselbe Datei mit ausgefüllten Antwortentwürfen zurück.

Der Ablauf ist bewusst einfach: Datei rein, Datei raus. Nichts Neues muss eingerichtet werden, und es gibt keinen separaten Arbeitsbereich, in den du dich einarbeiten musst.

Wenn KAIA in deinen Plattformdaten keine Antwort finden kann, teilt es dir das mit und markiert die Frage für dich.

⚠ KAIA-BETA. Alle Antworten sind von der KI erstellte Entwürfe. Prüfe sie, bevor du die Datei extern teilst — Du bleibst für die endgültige Einreichung verantwortlich.

Wichtige Funktionen

• Hoch- und Herunterladen in KAIA — hänge deinen .xlsx oder .pdf-Fragebogen direkt im KAIA-Chat an, ohne ein separates Modul zu öffnen

• Antworten auf Grundlage Ihrer eigenen Daten — Antwortentwürfe werden aus deinen aktiven Richtlinien, Zertifizierungen, Unterauftragsverarbeitern und Kontrollen in Kertos erstellt

• Es werden nur aktive Dokumente verwendet — Entwürfe basieren niemals auf nicht genehmigten oder im Entwurf befindlichen Inhalten

• Lücken werden markiert — Fragen, die KAIA anhand der verfügbaren Daten nicht beantworten kann, werden zur manuellen Prüfung markiert

• Klarer KI-Hinweis — wird vor dem Herunterladen angezeigt, damit die Erwartungen geklärt sind, bevor etwas dein Unternehmen verlässt

Vorteile

• In Minuten statt in Tagen antworten — beseitige den größten Engpass bei der Due-Diligence-Prüfung von Anbietern

• Ihre Experten entlasten — dein Lead im Bereich Sicherheit oder Datenschutz überprüft, statt auf einer leeren Seite zu beginnen

• Konsistentere Antworten — Antworten spiegeln deine dokumentierte Compliance-Lage wider, nicht das, woran sich jemand erinnert

• Deals in Bewegung halten — antworte, solange du noch die Chance hast

• Immer wissen, woran du bist — markierte Fragen zeigen dir genau, was noch zu tun ist

So funktioniert die Funktion

Schritt 1 — Öffne KAIA und hänge deinen Fragebogen an

Öffne KAIA von überall in Kertos. Verwende das Anhangsymbol im Nachrichtenfeld, um deinen Fragebogen als .xlsx oder .pdf-Datei hochzuladen. KAIA erkennt ihn als Fragebogen und startet den Ablauf automatisch.

Schritt 2 — KAIA erstellt Antwortentwürfe

KAIA liest den Fragebogen und arbeitet ihn Frage für Frage durch, wobei es deine aktiven Compliance-Daten in Kertos nutzt. Eine Fortschrittsanzeige zeigt, was gerade geschieht.

Schritt 3 — Prüfe den Hinweis

Bevor die Datei verfügbar gemacht wird, bestätigt KAIA, dass die Ausgabe ein von der KI erstellter Entwurf ist, der vor der externen Weitergabe geprüft werden muss, und dass die Verantwortung für die endgültige Einreichung bei dir bleibt.

Schritt 4 — Lade die fertige Datei herunter

Lade die beantwortete .xlsx direkt aus dem Chat herunter. Fragen, die KAIA anhand deiner Plattformdaten nicht beantworten konnte, sind in der Datei deutlich markiert.

Schritt 5 — Prüfen, vervollständigen und absenden

Öffne die Datei, prüfe die entworfenen Antworten, ergänze alles, was KAIA markiert hat, und sende sie an deine Kunden oder Interessenten.

Häufig gestellte Fragen

1. Welche Dateiformate kann ich hochladen?
Excel (.xlsx)- und PDF-Fragebögen werden in dieser Version unterstützt.

2. Woher stammen die Antworten?
Aus den Compliance-Daten in deinem Kertos-Konto — aktiven Richtlinien, Zertifizierungen, Unterauftragsverarbeitern, Kontrollen und dem Kontext deines Unternehmens. Es werden nur genehmigte, aktive Dokumente verwendet; Inhalte im Entwurfsstatus werden ausgeschlossen.

3. Was passiert, wenn KAIA eine Frage nicht beantworten kann?
Die Frage wird zur manuellen Prüfung markiert, anstatt eine Antwort zu erstellen. KAIA erfindet keine Informationen, die nicht in deinen Plattformdaten enthalten sind.

4. Muss ich vor der Nutzung etwas erledigen?
Die Funktion ist für alle Benutzer verfügbar, aber die Qualität der Antworten hängt davon ab, wie viele Compliance-Daten Sie in Kertos haben. Das Ausfüllen deines Unternehmensfragebogens und die Aktivierung deiner zentralen Richtlinien machen einen deutlichen Unterschied.

5. Kann ich die Datei direkt an meinen Kunden senden?
Nein. Jede Antwort ist ein Entwurf und muss geprüft werden, bevor du die Datei extern teilst. Du bleibst für die Richtigkeit und Vollständigkeit dessen verantwortlich, was du absendst.

6. Speichert Kertos den von mir hochgeladenen Fragebogen?
Nein. Hochgeladene Fragebögen werden nicht in deiner Dokumentenbibliothek gespeichert. Die Funktion arbeitet ausschließlich nach dem Prinzip Datei rein / Datei raus.

7. Ersetzt dies meine Sicherheits- oder Datenschutzexpertin bzw. meinen Sicherheits- oder Datenschutzexperten?
Nein. Die Arbeit auf einer leeren Seite entfällt, sodass deine Expertin oder dein Experte die Zeit mit Prüfen statt mit dem Erstellen von Entwürfen verbringen kann. Eine fachkundige Prüfung vor der Einreichung bleibt unerlässlich.