Einladen von Benutzern

Um sicherzustellen, dass alle Benutzer Richtlinien anerkennen und notwendige Trainings abschließen können, müssen sie zur Kertos-Plattform eingeladen werden. Dieser Abschnitt führt dich durch die Identifizierung und das Einladen von Benutzern in deiner Organisation, sodass jeder Zugriff auf Kertos für diese kritischen Aufgaben hat.

Kertos bietet drei Optionen zum Hinzufügen von Benutzern zu deiner Organisation:

• Über einen unserer HRIS-Integrationen

• Über die SSO-Scan

• Manuell

Über einen unserer HRIS-Integrationen

Für ein schlankes Nutzerverwaltungs-Erlebnis kannst du Kertos mit einem HRIS (Human Resources Information System) wie Personio integrieren. Diese Integration ermöglicht eine automatisierte Nutzeranlage. Durch das Synchronisieren wichtiger Nutzerinformationen (wie E‑Mail, Abteilung, Position und Status) direkt von Personio zu Kertos, könnest du sicherstellen, dass alle relevanten Nutzer Zugang zu Kertos haben, ohne manuelle Eingriffe.

Um die HRIS-Integration einzurichten, sehe diesen Artikel an.

Über den SSO-Scan

Der SSO-Scan ist das einzige Entdeckungskanal, der es ermöglicht, die Benutzer in deiner Organisation zu identifizieren.

1. Führe den SSO-Scan durch wie in diesem Artikel beschrieben.

2. Navigiere zu Benutzer:innen. Entdeckte Benutzer werden im Entdeckt Registerkarte der Benutzerübersicht. Die Registerkarte zeigt den Namen jedes Benutzers, E‑Mail, Abteilung, Positionen, das Datum, an dem er entdeckt wurde, und die Entdeckungsquelle (z. B. Microsoft SSO).

3. Wähle die Benutzer aus, die du zur Plattform einladen möchtest, indem du das Kästchen neben ihrem Namen aktivierst.

4. Klicke + Einladen in der unteren Leiste, die erscheint, sobald Benutzer ausgewählt wurden.

5. Der Einladungsdialog wird geöffnet. Wähle, ob der Benutzer Administrator (voller Zugriff auf Kertos) oder Einfach‑Benutzer (eingeschränkter Zugriff auf Kertos) Zugriff erhalten soll. Füge zusätzliche Informationen wie Abteilung (verpflichtend) hinzu und prüfe die vorab ausgefüllten E‑Mail-Adressen.

6. Klicke Einladen. Der Benutzer erhält nun eine Einladung mit einem Link, um die Registrierung eigenständig abzuschließen.

Wichtig: Sie können Einladungen erneut senden, indem du zum Aktiv Tab, den Benutzer auswählen und dann auf Einladung erneut senden die am unteren Rand des Bildschirms erscheint.

Manuell

1. In der Benutzerübersicht klicke + Benutzer hinzufügen in der oberen rechten Ecke.

2. Der gleiche Einladungsdialog, wie oben beschrieben, wird angezeigt. Wähle zwischen Administrator‑Benutzer und Einfacher‑Nutzer Zugriff, gebe die E‑Mail‑Adresse(n) des Benutzers ein und wähle eine Abteilung.

3. Klicke Einladen. Der Benutzer erhält nun eine Einladung mit einem Link, um die Registrierung eigenständig abzuschließen.

Wichtig: Du könntest Einladungen erneut senden, indem du zum Aktiv Tab gehst, den Benutzer auswählst und dann auf Einladung erneut senden, die am unteren Bildschirmrand erscheint, klickst.

Mailvorlage zur Benachrichtigung deiner Mitarbeiter über Einladungen von Kertos

Wenn du Mitglieder deiner Organisation über Kertos und darüber informieren möchtest, warum sie gerade eine Einladung erhalten haben, sich auf der Plattform anzumelden, kannst du diese Mailvorlage verwenden (vergesse nicht, sie anzupassen):

Betreff: Einführung von Kertos als unser neuer Compliance-Partner

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
Ich möchte Sie heute über eine wichtige Veränderung in unserem Unternehmen informieren.
Ab <DATE>, ist die Kertos GmbH unser offizieller Partner im Bereich Compliance / wurde offiziell zu unserem externen Datenschutzbeauftragten ernannt (Website: https://kertos.io/de/).
Kertos wird uns künftig bei Compliance-Themen unterstützen. Dies umfasst die Bereitstellung ihrer Plattform, Kertos OS. Diese Plattform ermöglicht es uns, unsere Compliance-Verpflichtungen weitgehend automatisiert zu erfüllen. Sie dient zudem als einzige zuverlässige Quelle für alle Dokumentationen in diesem Bereich, wie z. B. das Lieferantenmanagement, das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und beispielsweise die Dokumentation von Kontrollen und zugehörigen Risiken. Ein weiteres wichtiges Merkmal der Plattform ist die Bereitstellung von Compliance-Schulungen, die unser Wissen über Datenschutzrecht/ISO erneut auffrischen.
In den kommenden Wochen erhalten Sie daher Ihre Zugangsdaten für die Kertos-Plattform per E‑Mail. Darauf folgen Einladungen zu den jeweiligen Schulungen.
Wenn Sie zukünftig Fragen zu Informationssicherheit / Datenschutzthemen haben, steht Ihnen die Kertos GmbH nun zur Verfügung. Sie können sie unter den folgenden E‑Mail‑Adressen kontaktieren: infosec@kertos.io und dataprivacy@kertos.io.
Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit der Kertos GmbH und sind überzeugt, dass diese Partnerschaft einen wesentlichen Beitrag zur Stärkung unseres Compliance-Managements leisten wird. Nutzen Sie die bevorstehenden Möglichkeiten, um Ihr Wissen zu erweitern und sicherzustellen, dass wir als Unternehmen unseren Verpflichtungen nachkommen und in dieser Hinsicht compliant sind.
Falls Sie Fragen zur neuen Plattform oder zu den Schulungen haben, können Sie sich gerne an mich oder direkt an Kertos wenden.

Mit freundlichen Grüßen,
Name