Dokument Co-Pilot

Document Co-Pilot ist KAIAs KI-gestützter Entwurfsassistent, der dir dabei hilft, deine Compliance-Dokumentation mühelos zu erstellen – von Informationssicherheitsrichtlinien bis hin zu unterstützenden Dokumenten wie Plänen, Berichten und Formularen. Er analysiert den Kontext deines Unternehmens, stimmt sich mit deinen aktiven Compliance-Rahmenwerken ab und erstellt editierbare, versionierte Dokumente an einem zentralen Ort.

Problemstellung

Die Erstellung und Pflege von Compliance-Dokumentation ist zeitaufwendig. Das Verfassen von Richtlinien von Grund auf, das Strukturieren von unterstützenden Dokumenten und das Gewährleisten einer durchgängigen Konsistenz über verschiedene Rahmenwerke hinweg kann verwirrend sein. Ohne klare Leitlinien zögern Nutzer oft, Entwürfe abzuschließen — was zu Engpässen und einer starken Abhängigkeit von Experten oder dem Kundenerfolgs‑Support führt.

Übersicht

Der Document Co-Pilot von KAIA hilft dir, konforme Dokumente direkt in Kertos zu erstellen, zu bearbeiten und zu pflegen.
Unter Verwendung des Kontextes deines Unternehmens (Größe, Branche, Technologie-Stack, Rollen usw.) erstellt KAIA maßgeschneiderte Entwürfe, die mit deinen aktiven Rahmenwerken übereinstimmen — spart Zeit und gibt dir Sicherheit, dass deine Dokumentation den Compliance-Erwartungen entspricht.

Wichtige Funktionen des Document Co-Pilot

• KI-generierte Entwürfe: KAIA erstellt vollständige Dokumententwürfe basierend auf dem Kontext deines Unternehmens und dem ausgewählten Rahmenwerk. Jeder Entwurf bietet eine konforme Basis zum Überprüfen, Bearbeiten und Genehmigen.

• Unterstützt mehrere Dokumenttypen: Richtlinien, Pläne, Berichte und Formulare — alles an einem Ort.

• Eingebetteter Editor: Inhalt direkt im integrierten Editor anpassen — keine Downloads oder erneuten Uploads erforderlich.

• Framework-Zuordnung: Jedes Dokument ist mit dem entsprechenden Rahmenwerk verknüpft (z. B. ISO 27001, DSGVO, EU‑KI‑Gesetz).

• Versionskontrolle und Eigentum: Dokumente enthalten Metadaten wie Eigentümer, Prüfer und Zuletzt aktualisiert Datum — was Verantwortlichkeit und Auditbereitschaft sicherstellt.

Vorteile des Document Co-Pilots

• Schnellere Dokumenterstellung: Erstelle komplette Entwürfe in Minuten statt Tagen.

• Reduzierte Expertenabhängigkeit: Klare Baselines und Eingabeaufforderungen reduzieren den Bedarf an manuellen Überprüfungen.

• Konsistenz über Frameworks hinweg: Gemeinsame Dokumente bleiben synchronisiert und nachverfolgbar.

• Auf Ihr Unternehmen zugeschnitten: Entwürfe spiegeln deinen Kontext wider und passen sich an, wenn er sich ändert.

Wie Document Co-Pilot funktioniert

Einrichten deines Unternehmenskontexts

1. Gehe zu Einstellungen → Unternehmenskontext

2. Fülle die Details wie Unternehmensgröße, Branche und Technologie‑Stack aus

3. Änderungen speichern

Je vollständiger dein Kontext ist, desto präziser sind deine Entwürfe.

Erstellung D

1. Navigiere zum Dokumente Abschnitt

2. Klicke auf Erstellen mit KAIA

3. Wähle alle Dokumente zu generieren oder bestimmte auszuwählen

4. Klicke auf Erstellen

KAIA wird deinen Kontext nutzen, um Entwürfe zu erstellen, die den Anforderungen deines Rahmenwerks entsprechen. Von KAIA erzeugte Dokumente werden mit einem violetten Rautensymbol gekennzeichnet.

Hinweis: KAIA erstellt Entwürfe für Dokumente, wenn eine Plattformvorlage existiert. Wenn für einen bestimmten Dokumenttyp keine Vorlage verfügbar ist, kannst du von Grund auf neu mit dem Editor erstellen.

Überprüfung und Bearbeitung

1. Öffne ein erstelltes Dokument

2. Verwende den eingebetteten Editor, um den Text zu verfeinern und Referenzen hinzuzufügen.

3. Lege einen Status fest und weise einen Eigentümer und Prüfer zu.

4. Sende es zur Genehmigung ab, wenn alles bereit ist.

FAQ

1. Wie generiert KAIA Dokumente?
KAIA nutzt den Kontext deines Unternehmens und aktive Rahmenwerke, um konforme Entwürfe zu erstellen, basierend auf von Experten trainierten Eingabeaufforderungen, die mit ISO 27001, GDPR und anderen unterstützten Standards abgestimmt sind.
2. Kann ich die Entwürfe von KAIA bearbeiten?
Ja. Alle Dokumente sind über den eingebetteten Editor vollständig bearbeitbar. Änderungen werden im Versionsverlauf verfolgt.
3. Was ist der Unterschied zwischen einer Richtlinie und einem unterstützenden Dokument?
Richtlinien sind unternehmensweite Regeln, die Mitarbeiter formal akzeptieren müssen, bevor sie aktiv werden. Unterstützende Dokumente (Pläne, Berichte, Formulare) sind operative Referenzen, die Ihre Richtlinien untermauern – die Akzeptanz durch die Mitarbeiter ist hierfür optional.
4. Ersetzt Document Co-Pilot die Expertenprüfung?
Nein. KAIA beschleunigt das Erstellen von Entwürfen, aber die abschließende Validierung sollte immer vom verantwortlichen Eigentümer vor der Genehmigung durchgeführt werden.
5. Können mehrere Personen ein Dokument überprüfen oder genehmigen?
Du kannst pro Dokument einen Prüfer und einen Eigentümer zuweisen. Rollen wie DPO und CISO bleiben eindeutig (je ein Benutzer).