Vorfälle bewerten und bearbeiten

Wenn Mitarbeitende ein Ereignis melden, erscheint die Meldung unter Vorfälle mit dem Status Gemeldet. Vorfall-Manager prüfen die Meldung und entscheiden, ob eine weitere Untersuchung erforderlich ist, ein Sicherheitsereignis vorliegt oder eine Bearbeitung als Vorfall nötig ist. Diese Anleitung beschreibt die Bewertung, die Bearbeitung sowie das Schließen und erneute Öffnen.

Informationen zur Einrichtung und Weiterleitung von Meldungen findest du unter Vorfall-Manager zuweisen. Die Anleitung für Mitarbeitende findest du unter Ein Sicherheitsereignis melden.

Die Übersicht im Vorfallmanagement

In der Übersicht findest du Ereignismeldungen und Vorfälle. Verwende den Filter Status, um Einträge mit dem Status Gemeldet, In Untersuchung, Offen oder Geschlossen anzuzeigen.

Über den Filter Typ kannst du nach der Klassifizierung Vorfall oder Sicherheitsereignis auswählen.

Das Öffnen einer Meldung ändert ihren Status nicht und startet keine Untersuchung. Der Status ändert sich, wenn du eine Bewertungsentscheidung speicherst, einen Eintrag schließt oder erneut öffnest.

Eine Ereignismeldung prüfen

• Öffne Vorfälle.

• Wähle im Filter Status die Option Gemeldet.

• Öffne die Meldung, die du prüfen möchtest.

• Prüfe die eingereichten Angaben und Anhänge.

• Die eingereichte Meldung wird während der Bewertung schreibgeschützt angezeigt. Sie enthält:

• Was passiert ist

• Wer die Meldung eingereicht hat

• Wann die Person das Ereignis bemerkt hat

• Ob die Person davon ausging, dass personenbezogene Daten betroffen sein könnten

• Anhänge

Die ursprüngliche Meldung bleibt auch nach der Einstufung als Vorfall verfügbar.

Bestätigen, ob personenbezogene Daten betroffen sind

Prüfe vor Abschluss der Bewertung, ob personenbezogene Daten betroffen sind. Bestätige Ja oder Nein, wenn du die Meldung als Vorfall oder Sicherheitsereignis klassifizierst.

• Hat die meldende Person Ja oder Nein ausgewählt, kannst du die Antwort übernehmen oder ändern.

• Hat die Person Nicht sicher ausgewählt, bestätige die richtige Antwort, bevor du die Bewertung abschließt.

• Weicht deine Entscheidung von der Antwort Ja oder Nein der meldenden Person ab, ergänze eine Begründung.

Die ursprüngliche Antwort bleibt in der eingereichten Meldung sichtbar.

Das Ergebnis der Bewertung festlegen

Prüfe die zugewiesenen Vorfall-Manager und stelle sicher, dass mindestens eine Person ausgewählt ist. Wähle anschließend eine der folgenden Aktionen:

Untersuchung erforderlich

Wähle Untersuchung erforderlich, wenn du mehr Zeit oder Informationen benötigst. Beim Speichern wechselt die Meldung zu In Untersuchung. Du kannst später zurückkehren und die Bewertung abschließen.

Sicherheitsereignis

Wähle Sicherheitsereignis, wenn die Meldung aufbewahrt werden soll, aber keine Bearbeitung als Vorfall erforderlich ist. Ergänze eine Begründung für die Klassifizierung. Mit Speichern bleibt das Sicherheitsereignis offen. Schließe es über die entsprechende Aktion, wenn keine weitere Bearbeitung erforderlich ist.

Vorfall

• Wähle Vorfall, wenn eine Bearbeitung als Vorfall erforderlich ist. Bestätige die betroffene Rechtseinheit und begründe, warum du das Ereignis als Vorfall klassifizierst. Du kannst die Bewertung fortsetzen und weitere Angaben zum Vorfall im selben Eintrag dokumentieren.

• Mit Speichern erhält der Eintrag den Status Offen. Wenn Bewertung und Bearbeitung bereits abgeschlossen sind, kannst du ihn stattdessen schließen.

• Sobald eine endgültige Klassifizierung gespeichert wurde, kann der Eintrag nicht mehr zu Untersuchung erforderlich zurückkehren. Änderst du später die endgültige Klassifizierung, zum Beispiel von Vorfall zu Sicherheitsereignis, verlangt Kertos eine neue Begründung.

Vorfälle mit personenbezogenen Daten

Sind personenbezogene Daten betroffen, wird die Meldung als Vorfall bearbeitet. Die Bezeichnung in Kertos hängt von den Frameworks ab, die dein Unternehmen verwendet:

Datenpanne bei Unternehmen, die ausschließlich die DSGVO verwenden

Vorfall (Datenpanne) bei Unternehmen, die ISO 27001 oder ISO 27001 zusammen mit der DSGVO verwenden

Diese Bezeichnung erzeugt keinen separaten Eintrag. Sie zeigt, dass der Vorfall auch personenbezogene Daten betrifft.

Wenn der Vorfall-Manager einen Vorfall mit betroffenen personenbezogenen Daten bestätigt, erhält der zuständige Datenschutzbeauftragte (DPO) eine Aufgabe. Das gilt auch, wenn Kertos als externer Datenschutzbeauftragter für dein Unternehmen tätig ist.

Was die meldende Person sehen kann

Meldende Personen können ihre eigenen Meldungen ansehen und deren Status verfolgen. Ihre Ansicht zeigt die eingereichten Angaben. Interne Bewertungsnotizen, Begründungen für die Klassifizierung, Angaben zur Ursache und andere interne Vorfallsdetails werden nicht angezeigt.

Einen bestätigten Vorfall bearbeiten

Öffne den gewünschten Vorfall unter Vorfälle. Über den Status kannst du ihn leichter finden. Die ursprüngliche Ereignismeldung und ihre Anhänge bleiben im Eintrag verfügbar.

Angaben zum Vorfall vervollständigen

Im Vorfall kannst du die Bewertung und die Bearbeitung dokumentieren. Je nach Vorfall und den für dein Unternehmen aktivierten Funktionen gehören dazu:

• Wann der Vorfall aufgetreten ist und entdeckt wurde

• Betroffene Rechtseinheiten und Informationen

• Betroffene Assets

• Verknüpfte Systeme unter Lieferanten / Systeme

• Ob personenbezogene Daten betroffen waren

• Auswirkungen auf Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit

• Grundursache und Mögliche Konsequenzen

• Durchgeführte Maßnahmen und Geplante Maßnahmen

• Gewonnene Erkenntnisse

• Ob Behörden oder betroffene Personen benachrichtigt wurden

• Ergänzende Anhänge

Den Bearbeitungsstand speichern, ohne den Vorfall zu schließen

Wähle Speichern, um deinen aktuellen Bearbeitungsstand zu sichern und den Vorfall offen zu lassen. Alle als erforderlich gekennzeichneten Felder müssen ausgefüllt sein, bevor Kertos speichern kann. Optionale Angaben kannst du später ergänzen.

Wenn erforderliche Angaben fehlen, zeigt Kertos dir, welche Informationen du ergänzen musst.

Benachrichtigungen dokumentieren

Dokumentiere im Vorfall, ob Behörden benachrichtigt und gegebenenfalls betroffene Personen informiert wurden.

Das Speichern dieser Angaben in Kertos versendet keine Benachrichtigung an eine Behörde oder an betroffene Personen. Führe erforderliche externe Benachrichtigungen nach dem Meldeprozess deiner Organisation durch.

Bei Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten muss der Verantwortliche grundsätzlich die zuständige Aufsichtsbehörde unverzüglich und möglichst innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden benachrichtigen. Dies gilt nicht, wenn die Verletzung voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt. Siehe Artikel 33 DSGVO und ziehe für den konkreten Fall dein Datenschutz- oder Rechtsteam hinzu.

Einen Vorfall schließen

Wenn Bewertung und Bearbeitung abgeschlossen sind:

• Prüfe die Angaben zum Vorfall.

• Fülle alle Pflichtfelder aus. Für das Speichern und Schließen sind dieselben Angaben erforderlich.

• Wähle Als geschlossen markieren. Wenn du noch ungespeicherte Änderungen hast, wähle im Menü Speichern die Option Speichern & als geschlossen markieren.

  

• Der Vorfall erhält den Status Geschlossen. Automatisch für die Meldung erstellte Aufgaben werden als erledigt markiert.

Einen geschlossenen Vorfall erneut öffnen

Öffne einen Vorfall erneut, wenn neue Informationen vorliegen oder weitere Bearbeitung erforderlich ist.

• Wähle im Filter Status die Option Geschlossen und öffne den Vorfall.

• Wähle Erneut öffnen.

• Der Vorfall erhält wieder den Status Offen und kann erneut bearbeitet werden. Bestehende Informationen bleiben im Eintrag erhalten.

Eine gespeicherte Klassifizierung ändern

Vorfall-Manager und Admins können einen gespeicherten Eintrag zwischen Vorfall und Sicherheitsereignis umklassifizieren, wenn neue Erkenntnisse die Bewertung ändern. Öffne einen geschlossenen Eintrag vor der Änderung erneut. Eine Änderung der endgültigen Klassifizierung erfordert eine neue Begründung.

Wenn du einen Vorfall als Sicherheitsereignis umklassifizierst, werden vorfalls- und datenpannenspezifische Angaben aus dem Eintrag entfernt. Kertos zeigt eine Warnung an und fordert vor dem Speichern dieser Änderung eine Bestätigung.

Du kannst einen Eintrag nicht als Sicherheitsereignis klassifizieren, solange er als Ereignis mit betroffenen personenbezogenen Daten gekennzeichnet ist. Mit Speichern bleibt das umklassifizierte Sicherheitsereignis offen. Schließe es über die entsprechende Aktion, wenn keine weitere Bearbeitung erforderlich ist.

Häufig gestellte Fragen

Wer kann eine Ereignismeldung bewerten?

Vorfall-Manager und Admins können auf die Bewertung zugreifen. Vorfall-Manager bleiben die Hauptverantwortlichen für eingehende Meldungen und die Bearbeitung der Aufgaben.

Beginnt die Untersuchung, sobald ich eine Meldung öffne?

Nein. Das bloße Öffnen oder Lesen einer Meldung ändert ihren Status nicht.

Ist „Untersuchung erforderlich“ eine Klassifizierung?

Nein. Es handelt sich um eine vorläufige Aktion, die die Meldung in den Status In Untersuchung versetzt, bis eine endgültige Entscheidung getroffen wird.

Ist eine Datenpanne eine separate dritte Klassifizierung?

Nein. Es handelt sich um einen Vorfall mit betroffenen personenbezogenen Daten. Kertos passt die sichtbare Bezeichnung an die Frameworks deines Unternehmens an.

Kann ich einen unvollständigen Vorfall speichern?

Optionale Angaben kannst du später ergänzen. Alle Pflichtfelder müssen jedoch vor dem Speichern ausgefüllt sein. Mit Speichern sicherst du deinen Bearbeitungsstand, ohne den Vorfall zu schließen. Für das Speichern und Schließen sind dieselben Angaben erforderlich.

Kann ich einen geschlossenen Vorfall bearbeiten?

Du musst ihn zuerst erneut öffnen. Dabei bleiben die vorhandenen Informationen erhalten, und der Vorfall erhält wieder den Status Offen.

Benachrichtigt Kertos die Behörde für uns?

Nein. Das Dokumentieren von Benachrichtigungen versendet keine Meldung an eine Behörde. Halte dich an den Meldeprozess deiner Organisation.

Was passiert, wenn ich einen Vorfall als Sicherheitsereignis umklassifiziere?

Die vorfallspezifischen Angaben werden entfernt, nachdem du die Warnung bestätigt hast. Du kannst den Eintrag anschließend als offenes Sicherheitsereignis speichern oder über die entsprechende Aktion schließen.