KAIA Autofill
Last updated: April 9, 2026
Die Autofill-Funktion von KAIA automatisiert das Ausfüllen wichtiger Felder in Formularen auf der Kertos-Plattform, spart den Benutzern Zeit und reduziert Fehler in der Compliance-Dokumentation. Durch das Abrufen von Daten aus vertrauenswürdigen Quellen stellt KAIA konsistente, genaue Informationen sicher und beschleunigt den Prozess des Ausfüllens von Formularen. Diese Funktion trägt dazu bei, Compliance-Workflows zu optimieren, wodurch Aufgaben wie Lieferantenmanagement und Auditvorbereitung effizienter werden.
Wesentliche Vorteile
Spart Zeit: Automatisiert wiederholende Dateneingabeaufgaben und ermöglicht es den Nutzern, sich auf strategischere Compliance-Aktivitäten zu konzentrieren.
Reduziert Fehler: Verbessert die Datengenauigkeit und Konsistenz, indem Standardfelder automatisch ausgefüllt werden, wodurch menschliche Fehler reduziert werden.
Steigert Effizienz: Beschleunigt den Prozess der Ausfüllung von Compliance-Formularen und Vendor-/Systemdokumentationen.
Skalierbar: Wenn weitere Autofill-Funktionen in der Plattform hinzugefügt werden, profitieren die Nutzer weiterhin von einem optimierten und automatisierten Compliance-Prozess.
Systeme und Lieferenten‑Autovervollständigung
Derzeit ist die Autofill‑Funktion von KAIA für Systeme und Lieferanten verfügbar, bei welcher Felder automatisch ausgefüllt werden. Dies hilft, die Verwaltung von Lieferanten- und Systeminformationen zu rationalisieren, die Erstellung von Compliance‑Dokumentation zu beschleunigen und repetitive Aufgaben zu reduzieren.
Systeme
1. Ein neues System hinzufügen: Durch das Klicken auf Systeme in der Navigation sehen die Benutzer einen „System hinzufügen“-Button oben rechts auf der Plattform. Dieser Button ermöglicht es den Benutzern, schnell neue Systeme hinzuzufügen.
2. KAIA bitten, Daten für ein neues System auszufüllen: Wenn Benutzer den Systemnamen eingeben, wird KAIA aktiviert und bietet eine Option: "KAIA bitten, Daten für [System] auszufüllen". Sobald der Benutzer diese Option anklickt, füllt KAIA automatisch die relevanten Felder mit genauen Daten aus.
3. Systemautomatisches Ausfüllen: KAIA zieht schnell relevante Daten aus internen und externen Quellen, einschließlich:
URL: Die Webadresse des Systems.
Beschreibung: Eine kurze Übersicht über die Funktion und Relevanz des Systems.
Abteilungen: Die Abteilungen innerhalb der Organisation, die das System nutzen oder verwalten.
Dieser Prozess dauert weniger als 3 Sekunden, liefert den Nutzern genaue, aktuelle Daten und reduziert die manuelle Eingabe für compliancebezogene Formulare.
4. System-Autofill Rückgängig: KAIA bietet den Nutzern die Möglichkeit, automatisch ausgefüllte Felder mühelos rückgängig zu machen. Wenn die automatisch ausgefüllten Daten falsch sind oder angepasst werden müssen, können die Nutzer einfach auf die Rückgängig‑Schaltfläche klicken, die im Pop‑Up auf der rechten Seite des Bildschirms erscheint. Diese Aktion stellt die automatisch ausgefüllten Felder in ihren ursprünglichen Zustand zurück, sodass der Nutzer manuelle Anpassungen schnell vornehmen kann.
Lieferanten
1. Einen neuen Lieferanten hinzufügen: Durch Klicken auf „Lieferanten“ in der Navigation sehen die Benutzer eine Schaltfläche „Lieferant hinzufügen“ oben rechts auf der Plattform. Diese Schaltfläche ermöglicht es den Benutzern, schnell neue Lieferanten hinzuzufügen, den Vorgang zu optimieren und sicherzustellen, dass die Lieferantendaten nahtlos in die Plattform integriert werden.
2. KAIA bitten, Daten für einen neuen Lieferanten auszufüllen: Wenn Benutzer den Lieferantennamen eingeben, wird KAIA aktiviert und bietet eine Option an: \"KAIA Vorschläge einholen für [Lieferant]\". Sobald der Benutzer diese Option anklickt, füllt KAIA automatisch die relevanten Felder (wie Adresse, Region/Land, Beschreibung und mehr) mit genauen Daten, die aus verfügbaren Quellen abgerufen werden.
3. Lieferanten-Autovervollständigung: KAIA zieht schnell relevante Daten aus internen und externen Quellen, um wichtige Lieferanteninformationen automatisch auszufüllen, einschließlich:
Adresse: Die physische Adresse des Lieferanten.
Region/Land: Der Standort des Lieferanten.
Beschreibung: Eine kurze Übersicht über die Rolle oder den Service des Lieferanten.
Abteilung: Die Abteilungen innerhalb der Organisation, die mit dem der Lieferant interagiert.
Compliance-Standards: Relevante regulatorische Vorschriften, an welche sich der Lieferant hält.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Die zugehörige Vereinbarung, die die Bedingungen der Datenverarbeitung beschreibt.
Dieser Prozess dauert weniger als 3 Sekunden, indem den Benutzern genaue, aktuelle Daten bereitgestellt werden und die manuelle Eingabe für Compliance-bezogene Formulare reduziert wird.
4. Rückgängig-machen der Lieferanten-Autovervollständigung: KAIA bietet den Benutzern die Möglichkeit, automatisch ausgefüllte Felder mühelos rückgängig zu machen. Wenn die automatisch ausgefüllten Daten falsch sind oder angepasst werden müssen, können die Benutzer einfach auf die Rückgängig-Schaltfläche klicken, die im Pop-up auf der rechten Seite des Bildschirms erscheint. Diese Aktion stellt die automatisch ausgefüllten Felder wieder in ihren ursprünglichen Zustand zurück und ermöglicht es dem Benutzer, schnell manuelle Anpassungen vorzunehmen.
5. Vorhandene Lieferanten oder Systeme per Autofill aktualisieren: Du kannst KAIA verwenden, um Daten für vorhandene Lieferanten oder Systeme automatisch auszufüllen. Gehe zu Lieferanten oder Systeme -> Klicke auf den Namen eines bestehenden Eintrags -> Wähle "KAIA Vorschläge einholen für [Lieferant]" -> Überprüfe die vorgeschlagenen Aktualisierungen und akzeptieren oder bearbeite sie nach Bedarf.
Discovery (Integrationen) für Autofill für Lieferanten und Systeme
Discovery Autofill ermöglicht es Benutzern, fehlende Datenfelder für Lieferanten und Systeme automatisch zu füllen, nachdem ein Website-Scan aus dem Integrationsbereich der Kertos-Plattform durchgeführt wurde. Der Scan identifiziert und extrahiert Informationen (z. B. Name, URL, Beschreibung) und verwendet die von KAIA unterstützte Autofil um fehlende Details auszufüllen. Benutzer können dann die automatisch ausgefüllten Daten direkt im Abschnitt Systeme oder Lieferanten überprüfen, bearbeiten oder rückgängig machen, bevor sie die Änderungen speichern und mit der Datenbank synchronisieren.
1. Führe einen Website‑Scan aus dem Integrationen‑Abschnitt durch: Der Benutzer startet den Discovery-Prozess, indem er einen Website‑Scan aus dem Integrationen‑Abschnitt in der Plattform ausführt, um Systeme und Lieferanten aus den Integrationen des Benutzers und der hinzugefügten Website zu identifizieren. Für weitere Informationen, siehe diesen Artikel an, der die Discovery erklärt.
2. KAIA-Benachrichtigung im Discovery-Bereich: Sobald der Website-Scan abgeschlossen ist, füllt KAIA fehlende Felder für die entdeckten Lieferanten und Systeme automatisch aus. Die Benachrichtigung von KAIA erscheint, wenn der Benutzer den Abschnitt Systeme oder Lieferanten betritt, und zeigt an, dass die automatisch ausgefüllten Felder zur Überprüfung bereitstehen.
3. Überprüfung & Interaktion mit automatisch ausgefüllten Daten: Nachdem Sie auf einen gefundenen einzelnen Lieferanten oder ein System geklickt haben, werden hervorgehobene KI-ausgefüllte Felder mit einem KI-Symbol oder einer Farbe gekennzeichnet, um anzuzeigen, dass sie automatisch ausgefüllt wurden. Diese Felder bleiben hervorgehoben, bis der Benutzer mit ihnen interagiert. Bevor sie aktiviert werden, sollten die Benutzer immer die automatisch ausgefüllten Informationen überprüfen, um deren Genauigkeit zu bestätigen.
VVT-Autovervollständigung
KAIA unterstützt außerdem die Autovervollständigung für VVT (RoPA)‑Einträge und hilft Ihnen, Aufzeichnungen zu Verarbeitungstätigkeiten schneller und mit mehr Sicherheit zu vervollständigen. Wenn Sie ein VVT von Grund auf neu erstellen, kann KAIA automatisch Antworten für wichtige Compliance‑Bereiche vorschlagen:
Systeme
Datensubjekttypen
Datenklassen
Abteilungen
Lieferanten
Zweck der Verarbeitung
Rechtsgrundlagen
Aufbewahrungsfristen & Löschmethoden
Automatisierte Entscheidung (Ja/Nein)
KAIA generiert Vorschläge basierend auf deinem VVT-Namen und dem Kontext des Unternehmens – stelle daher sicher, dass dein Unternehmensname in den Einstellungen korrekt ist. Du kannst die Vorschläge prüfen, akzeptieren oder bearbeiten, bevor du speicherst.
VVT von Grund auf
Beginne mit einem leeren VVT-Eintrag, indem du deiner Verarbeitungstätigkeit einen Namen gibst. Sobald benannt, kannst du KAIA bitten, Schlüsselbereiche wie Datenquellen, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen automatisch auszufüllen – basierend auf dem Kontext deines Unternehmens.
1. Aktivität hinzufügen: Durch Klicken auf VVT in der Navigation sehen die Benutzer eine “Aktivität hinzufügen”‑Schaltfläche oben rechts auf der Plattform. Diese Schaltfläche ermöglicht es den Benutzern, schnell neue VVTs hinzuzufügen, den Prozess zu optimieren und sicherzustellen, dass Informationen zur Verarbeitungstätigkeit nahtlos in die Plattform integriert werden.
2. Fordere KAIA auf, Daten für eine neue Verarbeitungstätigkeit auszufüllen: Wenn Benutzer den Namen der Verarbeitungstätigkeit eingeben, wird KAIA aktiviert und bietet eine Option an: "KAIA Vorschläge einholen für [Verarbeitungstätigkeit]". Sobald der Benutzer diese Option anklickt, füllt KAIA automatisch die relevanten Felder mit genauen Daten aus, die aus verfügbaren Quellen abgerufen werden.
3. Automatisches Ausfüllen der Verarbeitungstätigkeit: KAIA zieht schnell relevante Daten aus internen und externen Quellen, um wichtige Informationen zur Verarbeitungstätigkeit automatisch auszufüllen, einschließlich:
Systeme
Datensubjekttypen
Datenklassen
Abteilungen
Lieferanten
Zweck der Verarbeitung
Rechtsgrundlagen
Aufbewahrungsfristen & Löschmethoden
Automatisierte Entscheidung (Ja/Nein)
4. Rückgängig-machen des VVT-Autofills: KAIA bietet den Nutzern die Möglichkeit, automatisch ausgefüllte Felder mühelos rückgängig zu machen. Wenn die automatisch ausgefüllten Daten nicht korrekt sind oder angepasst werden müssen, können die Nutzer einfach auf die Rückgängig-Schaltfläche klicken, die im Pop-up auf der rechten Seite des Bildschirms erscheint. Diese Aktion stellt die automatisch ausgefüllten Felder wieder in ihren ursprünglichen Zustand zurück, sodass der Nutzer manuelle Anpassungen schnell vornehmen kann.
FAQ
Wie weiß KAIA, welche Lieferanten- oder Systemdetails automatisch ausgefüllt werden sollen?
KAIA zieht Informationen aus internen Datenbanken und vertrauenswürdigen externen Quellen, um Felder wie Adresse, Region, Beschreibung und weitere auszufüllen. Sie stellt sicher, dass die automatisch ausgefüllten Daten korrekt und aktuell sind, wodurch du Zeit und Aufwand sparst.
Kann ich die automatisch ausgefüllten Daten manuell bearbeiten oder ändern?
Ja! Du kannst jede automatisch ausgefüllte Daten bearbeiten oder rückgängig machen. KAIA ermöglicht es dir, auf den Rückgängig-Button zu klicken, wenn du zum ursprünglichen Zustand zurückkehren möchtest, und du kannst manuelle Anpassungen an jedem Feld vornehmen.
Kann KAIA alle Lieferanten- und Systeminformationen automatisch ausfüllen?
KAIA kann die meisten Schlüsselfelder wie Adresse, Beschreibung, Region und Compliance-Standards automatisch ausfüllen. Einige Felder können jedoch manuelle Eingaben erfordern, wenn Daten nicht verfügbar sind oder das System zusätzlichen Kontext benötigt.
Wie lange dauert es, bis KAIA Lieferanten- oder Systeminformationen automatisch ausfüllt?
Der automatische Ausfüllvorgang dauert weniger als 3 Sekunden und sorgt für eine schnelle und genaue Befüllung der Felder, sodass du ohne Verzögerung mit deinen Compliance-Aufgaben fortfahren kannst.
Was passiert, wenn die automatisch ausgefüllten Daten falsch sind?
KAIA ermöglicht es dir, jede fehlerhafte automatische Ausfüllung rückgängig zu machen und die notwendigen manuellen Änderungen vorzunehmen. Du hast stets die Kontrolle über die endgültigen Daten, die in das System eingegeben werden.
Kann KAIA Daten für alle Arten von Formularen automatisch ausfüllen?
Derzeit füllt KAIA Daten automatisch für Lieferanten und Systeme aus. Wir planen, die automatische Ausfüllfunktion in Zukunft auf andere compliance‑bezogene Formulare auszuweiten.
Wie löst der Website‑Scan das automatische Ausfüllen für Lieferanten und Datenquellen aus?
Wenn du den Website-Scan im Integrationsbereich ausführst, identifiziert KAIA Systeme und Lieferanten. Die fehlenden Felder für jedes Element werden dann automatisch mittels Autofill ausgefüllt, sodass du Zeit sparst und manuelle Dateneingaben reduzieren kannst.
Kann ich die automatisch ausgefüllten Informationen rückgängig machen oder bearbeiten?
Ja! Du kannst jede automatisch ausgefüllte Information ganz einfach überprüfen, bearbeiten oder rückgängig machen, indem du auf die hervorgehobenen Felder klickst, bevor du die Änderungen speicherst.